Cómo crear tu propio sistema de organización

Todos tenemos las mismas 24 horas en un día, pero aun así hay gente que parece que tengan más. Sacan sus proyectos adelante, dedican tiempo a su familia y amigos, tienen tiempo para hacer deporte e incluso disfrutar de algún hobby. ¿Pero cómo lo hacen? Pues bien, la respuesta es sencilla… Tienen su propio sistema de organización adaptado a sus necesidades. Así pueden sacar más provecho de las horas con las que cuentan. Así que si quieres ser uno de ellos… ¡Acompáñame y aprende cómo puedes crear tu propio sistema de organización!

¿Por qué necesitas un sistema de organización?

Crear tu propio sistema para organizarte puede ser más sencillo de lo que parece a simple vista. Obviamente, hay sistemas muy complicados y complejos, pero para la mayoría de personas menos es más.

Tener tu propio sistema fácil e intuitivo de usar va a permitirte gestionar tu tiempo del mejor modo posible. Esto va de tomar las riendas de tu tiempo y tu vida y no dejar que sea este el que las tome.

Probablemente, si eres como yo, querrás hacer muchas cosas con tu vida y aprovecharla al máximo. Pero tener tantas cosas a hacer al mismo tiempo no es fácil de gestionar. A veces se te pasan cosas por alto y ni te acuerdas de que querías hacerlo y otras veces simplemente no te da tiempo a hacerlo todo.

Aquí es donde entra tu sistema de organización. Su objetivo es mantener todo lo que quieres hacer en un sitio fácil de ver para que así puedas:

1. Acordarte de lo que tienes que hacer.
2. Priorizar y elegir qué vas a hacer en cada momento.

Así de simple. Sin organización, llegar a un nivel de productividad elevado es imposible. Necesitas realmente saber qué tienes que hacer y cuándo para poder pasar al siguiente nivel de eficiencia y productividad.

Y ahora puede que estés pensando… ¿Y qué es realmente la productividad?

Pues mi definición de productividad es la siguiente: «Hacer más cosas en menos tiempo, para tener más tiempo para tus pasiones (deporte, amigos, familia, hobbies…)»

Así de simple.

Las bases de tu nuevo sistema de organización

Todo sistema de organización necesita tener unas bases sobre las que aposentarse. Así que ahora voy a mostraros los 2 pilares fundamentales de un buen sistema.

1. Lista de tareas

La lista de tareas es ese sitio en donde apuntas todas esas acciones que debes realizar y que puedes hacer en una sola sesión, de una sola sentada. Todo lo que no se pueda hacer de golpe o requiera de varias sesiones va a tener que ser descompuesto en varias sub-tareas.

Cosas que puedes poner en tu lista de tareas:

• Llamar a Pablo
• Escribir guion para el podcast
• Buscar restaurante para ir a comer
• Quedar con mi hermana para tomar algo
• …

Cosas que NO puedes poner en tu lista de tareas:

• Hacer proyecto final de carrera
• Hacer el curso de fotografía
• Leer el libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva»
• …

Estos últimos ejemplos son proyectos, no tareas. Para ello debes tener un mini-apartado distinto y luego simplemente descomponerlos en distintas sub-tareas que puedan ejecutarse en una sola sesión. Si no, vas a tardar mucho más en terminar estos proyectos debido a la falta de un objetivo claro y conciso para cada una de las sesiones de trabajo que les dediques. Necesitas tener claro cuál es el siguiente paso a seguir.

Veamos un ejemplo de cómo puedes descomponer el proyecto de leer un libro en tareas realmente realizables:

1. Comprar libro.
2. Leer el prólogo.
3. Leer + tomar apuntes del primer capítulo.
4. Ampliar apuntes con artículos de internet y aplicar lo aprendido.
5. Leer + tomar apuntes del segundo capítulo.
6. …

Bueno, con esto supongo que ya ves por donde va la cosa… La verdad es que no tiene ninguna dificultad. Únicamente tienes que detectar los distintos pasos a seguir para llegar a tu objetivo final y crear tareas que puedan realizarse en sesiones de 1-2 horas o el que sea el tiempo que suele durar una sesión tuya de trabajo.

Yo no recomiendo poner tareas más largas de 2 horas, ya que a partir de la hora y media es cuando nuestra concentración empieza a disminuir. Además, desde mi punto de vista, lo mejor es hacer 1-2 horas de trabajo, parar 5 minutos para estirar las piernas y descansar la vista y volver de nuevo a la carga.

Pasarte 4, 5 o 6 horas seguidas sentado en frente del ordenador no solo es contraproducente, sino que además te deja hecho trizas. Te duele la espalda, tienes dolor de cabeza, los ojos te pican, no estás concentrado…

Así que asegúrate de poner tareas que realmente puedas completar en menos de 2 horas.

2. Agenda

Tener una agenda es vital para poder tener claridad del tiempo a corto y medio plazo. Esta es la que te permite colocar y ver de forma rápida todo lo que debes hacer para cierta fecha. Es lo que te da un horizonte temporal al que apegarte. Sin agenda todo son tareas sin más, la agenda es lo que te permitirá poner y mantener de forma sencilla las fechas límite de cada tarea.

Aquí mi recomendación es que simplemente pongas una fecha límite a cada tarea. ¿Para cuándo quieres haberlo terminado? Simplemente, pon en la agenda el nombre de la tarea en el día que quieres que esté terminado.

Esto te dará la información necesaria acerca de la urgencia de cada una de estas tareas.

Cómo crear tu propio sistema de organización

Ahora que ya conocemos las bases de un buen sistema de organización, es el momento de crear el tuyo propio. Desde mi punto de vista, cada uno debería crear su propio sistema. Esto se debe a que cada uno de nosotros es distinto, con distintas inclinaciones, manías, cosas que le cuestan más o menos de hacer… Y son estos pequeños detalles los que al final del día pueden determinar que realmente te adaptes y uses tu sistema de organización o que lo dejes de lado acumulando polvo…

Para ello te recomiendo empezar con un sistema lo más básico y minimalista posible. Así vas a empezar a acostumbrarte a usarlo, aprender cómo funciona y ver qué te gusta y qué no del sistema para luego poco a poco irlo adaptando a tus necesidades.

No pretendas empezar directamente con un sistema perfecto, adaptado al milímetro y demasiado complejo, ya que de esta manera es imposible que realmente te adaptes a utilizarlo. Según mi experiencia, en estos casos, menos es más.

Cuanto más fácil y rápido sea su uso, más útil te será y menos te costará adaptarte a él. Por el contrario, cuanto más complejo sea más lento será de utilizar. Y aunque te sientas productivo mientras estás usándolo, en verdad lo único que haces es perder el tiempo.

La gracia de tener un sistema es permitirte tener claro qué tienes que hacer para así ponerte manos a la obra lo más rápido posible. Lo que no queremos es perder tiempo organizando nuestro tiempo y tareas, sino simplemente llevar a cabo las tareas que sabemos que tenemos que hacer.

Para ello vas a necesitar un sistema simple pero potente.

Así que ahora voy a explicarte todo lo que necesitas para empezar ya con tu nuevo y flamante sistema. De hecho, este es el sistema que yo empleo personalmente. He probado muchos sistemas (GTD, Notion…) pero al final siempre vuelvo a lo mismo. Para empezar vas a necesitar:

• Un boli
• Post-its / Hojas de papel
• Una agenda

Punto. Nada más.

Mi sistema se basa en post-its y una agenda. Esto es todo lo que necesitas para realmente ser productivo y organizarte de la forma más eficiente posible. Nada de sistemas complejos e imposibles de usar ni tampoco de filtros y prestaciones inútiles.

Como te decía antes… menos es más.

Ahora si quieres puedes adaptarlo un poco a ti.

¿Prefieres tenerlo todo digital? Pues utiliza Google Calendar y tu bloc de notas del móvil.

¿Pierdes siempre los post-its? Pues no lo muevas de tu escritorio o compra una agenda con hojas en las que puedas escribir al final de esta y usarla también como lista de tareas.

Adáptate y deja de poner excusas. Y sobre todo, ¡empieza ya! No esperes a que todo esté perfecto. El refinamiento ya vendrá después. 

Cómo utilizar tu sistema de organización

Una vez ya tienes tu sistema práctico y fácil de usar, debes establecer un método para introducir las nuevas tareas a tu sistema de organización. Hacerlo así te permitirá asegurarte que no te olvidas de nada y de esta forma te dará más confianza y paz interior al saber que no hay ningún proyecto o tarea perdida en el limbo.

Para ello voy a recomendarte un simple, pero eficaz paso a paso para que puedas empezar ya a utilizar tu nuevo y flamante sistema de organización:

1. Captura todas las tareas y proyectos: lo primero que debes hacer cuando recibes una nueva tarea o proyecto es apuntarlo en tu lista de tareas. En caso de ser un proyecto ponlo en una lista aparte.
2. Desmonta los proyectos en tareas: coge tu lista de proyectos y descuartízalos en tareas que puedas hacer en una sola sesión de trabajo.
3. Pon una fecha límite: apunta la fecha para la que cada tarea debe estar terminada y ponlo en tu agenda. En el caso de los proyectos pondremos una fecha límite para cada una de las partes del proyecto.
4. Revisa tu sistema cada día: usa tu sistema a diario para determinar qué vas a hacer ese día. Crea listas de tareas diarias según la urgencia y la importancia de las tareas.

Así de simple.

Pero antes de pasar al siguiente apartado, me gustaría ampliar un poco el último paso, el de verificar tu sistema a diario. Mi recomendación aquí es que te tomes 5-10 minutos cada noche o mañana (depende de ti, aunque mi recomendación es hacerlo la noche anterior) para escribir tu lista de tareas diarias. En esta simplemente debes apuntar las 3-5 tareas más importantes que quieres llevar a cabo ese día.

Para elegirlas, debes mirar primero a tu agenda para ver qué es lo más urgente y luego a tu lista de tareas para ver qué es lo más importante. Y con importante me refiero a eso que más va a acercarte a tus objetivos. Debes aprender a priorizar.

Hacer lo urgente está bien, pero deberías intentar hacer todo lo posible para no llegar nunca al último día sin aún haber terminado esa tarea. Busca el balance entre tareas urgentes y relevantes para así asegurarte de que tomas las riendas de tu vida y no te dejas llevar solo por las cosas urgentes del día a día.

Debes trabajar y progresar cada día hacia tus objetivos. Sin prisa pero sin pausa.

Digital vs Analógico

Cada vez más vivimos en un mundo digitalizado donde los ordenadores y los móviles han tomado control de nuestra vida y estos se han convertido en las herramientas más utilizadas por nosotros.

Y ojo, con esto no digo que sea malo. Desde mi punto de vista, la tecnología no es más que una herramienta. El cómo usas esta herramienta es el que determina si esta es buena o mala para ti, no la herramienta en sí.

Por ejemplo: una motosierra es una gran herramienta para cortar madera, pero también puede emplearse para otros fines no tan buenos… pero eso no la convierte en algo malo. Lo malo es el uso inadecuado de esta herramienta, no la herramienta en sí.

¿Y a dónde quiero llegar con esto? Pues bien, con esto quería decirte que aunque utilizar un sistema digital tenga grandes beneficios, desde mi punto de vista no vale la pena. Para ello voy a exponerte algunos de los beneficios e inconvenientes del sistema digital respecto el analógico (en papel) para que tú puedas valorar cuál se adapta mejor a ti y a tu forma de ser. Veamos los pros y contras del sistema digital.

✅Ventajas

• Mayor acceso: puedes acceder a tu sistema desde cualquier sitio con tu móvil.
• Posibilidad de automatización: puedes automatizar algunos procesos y hacerlo todo más sencillo de usar.
• Más opciones: tienes más opciones entre las que elegir (aplicaciones, plantillas, temáticas…).
• Más facilidad para capturar tareas y organizarlas: la capacidad de acceder a tu sistema desde tu móvil te permite capturar nuevas tareas u organizarlas desde cualquier sitio (en el metro, en la sala de espera, por la calle…).

❌Inconvenientes

• Más distracciones: el móvil es nuestra mayor fuente de distracción. Tener que acceder a él para llegar a tu sistema conlleva el riesgo de terminar media hora (o más) en TikTok, Instagram o YouTube…
• Demasiadas opciones: tener demasiadas opciones entre las que elegir puede llevarte a una parálisis por análisis, cuando lo que queremos es empezar lo antes posible a utilizar el sistema.
• Más difícil de personalizar: aunque tienes más opciones, es mucho más fácil dejarlo todo a tu gusto en papel. ¿Quieres una línia aquí? Pues la haces. En digital las opciones de personalización son más limitadas y difíciles de usar.

Aún y haber probado varias opciones digitales, siempre vuelvo al sistema analógico. Y sí, hay ciertas cosas que son muy prácticas como poder acceder a tu sistema desde cualquier sitio o poder automatizar algunos procesos, pero al final del día las ventajas no superan a los inconvenientes en mi caso particular. De hecho, me atrevería a decir que tampoco lo hace en el del 98% de las personas.

Y no por nada, sino por el simple hecho de que tu móvil está plagado de tentaciones, formas de procrastinar y aplicaciones para distraernos. Así que si tenemos en cuenta que lo que buscamos es un sistema que nos permite organizarnos y ponernos manos a la obra lo antes posible mejor, el sistema digital termina por ser una peor opción que el analógico.

Puede que tú seas distinto, pero por lo menos yo al entrar al móvil para hacer algo, casi siempre termino yéndome por las ramas respondiendo WhatsApp, mirando Instagram o leyendo emails. Y esta no es manera de organizarte.

Si cada vez que quieres usar tu sistema terminas perdiendo media hora en otras cosas, este sistema es ineficaz. Terminarías antes haciendo la tarea en cuestión y sacándotela ya de encima…

Además… es mucho más placentero escribir en papel que desde un teclado…😉

Dejando las bromas aparte, a mí realmente me produce una mayor adherencia el sistema analógico. Siempre que empiezo a utilizar un sistema digital acabo perdiendo el tiempo y dejándolo de usar al cabo de una semana.

Así que, aunque sigo abierto a probar nuevos sistemas, a mí que nadie me quite mis post-its y agenda…

Perfeccionamiento y personalización del sistema

Una vez ya tengas tu propio sistema, lo hayas implementado y lleves unas semanas o meses usándolo, empezarás a ver cosas que te gustaría mejorar. De hecho, siempre se puede mejorar, pero hacerlo no es fácil.

Así que te recomiendo que no te pongas a retocar y añadir mejoras a tu sistema hasta que no lleves ya un tiempo utilizándolo y lo hayas interiorizado del todo. Necesitas conocer el sistema para ver qué puedes mejorar y cómo.

Para ello te propongo que simplemente implemente mejoras una a una. No quieras correr. Cuantos más cambio hagas, más complejo se volverá tu sistema. Puede que un cambio que antes te parecía brillante luego termine por quitarte las ganas de usar el sistema al completo.

Es por eso que solo recomiendo hacer cambios y experimentar una vez ya has interiorizado el sistema. Si no, cuando los problemas aparezcan (que lo harán), vas a terminar de usar el sistema y volver a tu antigua rutina desorganizada y sin control de ningún tipo.

Además, las mejoras deben de hacerse una a una y dejando tiempo entre ellas para así poder valorar si realmente vale la pena o no esa mejora. Si haces demasiados cambios de golpe vas a sobrecargar el sistema y este va a volverse ineficiente y contraproducente, cosa que no queremos.

A todos nos gustan las «pijaditas» y pequeñas mejoras que lo hacen todo más atractivo, bonito y aparentemente más fácil de emplear. Pero debo recordarte que menos es más.

Queremos un sistema minimalista, fácil y rápido de utilizar. Y ya puedo adelantarte que la mayoría de mejoras que vayas a implementar solo harán más lento todo el proceso sin añadir tanto valor como te esperabas.

Así que aunque te incito a que pruebes cosas nuevas, implementes mejoras y personalices tu sistema a tus necesidades, también te incito a que lo hagas siguiendo estas simples pero importantes normas:

• Primero interioriza, luego mejora: antes de empezar a retocar tu sistema, debes interiorizar el actual y coger el hábito o rutina de usarlo.
• Haz mejoras una a una: no quieras hacer grandes cambios de golpe. Haz un cambio cada vez.
• Deja tiempo entre mejoras: no quieras correr. Deja tiempo para adaptarte al cambio y ver si realmente vale la pena. ¿Qué diferencias has notado?
• Si no es la leche, quítalo: date un tiempo para probar la nueva versión del sistema. Si el cambio no ha hecho que este mejore significativamente (algo revolucionario) quítalo. Queremos un sistema potente pero simple. Todo lo que sea paja y no aporte realmente valor al sistema debe eliminarse.

Si sigues estas reglas puedo asegurarte que vas a terminar con el mejor sistema para ti, tu situación y tus necesidades. No pretendas empezar directamente con el sistema perfecto, ya que no vas a saber qué necesitas realmente en tu sistema hasta que ya estés usando uno.

Así que empieza con lo más básico, y poco a poco ve haciendo retoques o mejoras realmente significativas. Esta es la única forma de conseguir tu «sistema perfecto» (si es que existe, claro…).

Errores comunes y cómo solucionarlos

1. Poner demasiadas tareas en tu lista de tareas diarias

Mi recomendación es poner 3-5 tareas en tu lista de tareas diarias. Si eres cómo yo, probablemente pongas 8 o 10 y luego la mayoría de las veces dejes la mitad sin hacer y con cierta sensación de frustración.

Poner menos tareas va a permitirte realmente poner el foco en estas y terminarlas sí o sí. Si llegas al final del día con solo una tarea restante vas a esforzarte por terminarla, si llegas con 4 o 5… no. Así no solo vas a hacer más, sino que vas a terminar con una mejor sensación, una sensación de haber sido un día productivo y útil.

2. No dejar tiempo para imprevistos

Este error está muy vinculado con el anterior. La mayoría de nosotros llenamos el día de tareas, vamos al minuto. Es por eso que pretendemos hacer tantas cosas en solamente un día. Pero luego llegan los imprevistos y la mitad de las cosas terminan sin hacerse.

Y esto se debe a que no controlamos todo lo que nos pasa. Puede que te encuentres un conocido por la calle y te pares a hablar con él, que tardes más de lo que esperabas en hacer una tarea o incluso que haya un atasco y te pases una hora tirado en medio de la carretera.

Siempre surgen imprevistos. Así que aunque no sepas qué imprevisto tendrás, sabes que alguno va a haber. Es por eso que debes dejar tiempo para los imprevistos. Y si un día no pasa nada y todo va rodado, puedes simplemente hacer algo que no estaba en tu lista de tareas de ese día o incluso descansar y relajarte un rato más de lo normal. Tú decides.

3. Dejarlo todo para última hora

Hoy en día es muy común dejarlo todo para el último momento. Procrastinamos y terminamos haciendo ese trabajo o proyecto el último día cuando hacía semanas que sabíamos que lo teníamos que hacer. Pero, ¿por qué lo hacemos? Muy simple: porque no nos organizamos.

Si te sientes identificado con esta situación y te pasa de forma recurrente te invito a implementar un sistema de organización y a poner tareas que no solo sean urgentes al hacer tu lista de tareas diarias. Debes ser más previsor.

Cómo te decía antes en este artículo debes encontrar el equilibrio entre tareas urgentes y tareas importantes. Para ello, pon mínimo 1-2 tareas cada día que no sean urgentes, pero que sabes que va a benefciarte de hacerlas lo antes posible.

Luego lo que puede pasar es que pongas estas tareas pero termines siempre por no hacerlas, dejarlas por falta de tiempo. Si este es tu caso, haz que sean las primeras tareas que haces. De este modo, ya te las quitas de encima y tienes una mayor motivación para terminar el resto de tareas, la urgencia.

Al dejar últimas las tareas urgentes, te fuerzas a terminarlas, a no dejarlas para más adelante. Cosa que es más difícil de hacer si las últimas tareas que haces son las que no tienen una fecha límite cercana.

Obviamente, pero, no seas extremista. Si hay algo relevante y urgente no lo dejes para el último minuto, ya que las consecuencias pueden ser peores. Debes encontrar el equilibrio por ti mismo.

En cualquier caso, no dejes las tareas con una fecha límite lejana para el final del día, puesto que es cuando es más fácil que terminen por no hacerse.

4. Mala utilización de las fechas límite

Aquí hay una cosa que es vital que entiendas. Las fechas límite son eso, límites. No se trata de hacer las cosas el último día, sino de tenerlas hechas para ese día. Las fechas de tu agenda no marcan cuándo debe hacerse esa tarea si no cuándo debe entregarse o estar terminada sí o sí. Así que usa las fechas límite para avanzarte a estas, no para hacer esa tarea ese mismo día.

5. No avanzar trabajo

Y sí, aunque este error sea prácticamente lo mismo que el anterior, creo que merece ser recalcado.

Avanzar trabajo y tareas no es un lujo, es una necesidad. Dejarlo todo para última hora es una mala idea. Cómo te decía antes, los imprevistos van a surgir y, al final, vas a pillarte los dedos. Quién juega con fuego se quema. Así que deja de solo hacer lo urgente y empieza a anticiparte.

Por ejemplo, yo intento tener siempre los podcasts de las 2 próximas semanas ya grabados y editados. Así me aseguro que si alguna semana pasa algo o no puedo hacer un episodio, no hay ningún problema debido a que tengo cierto margen de maniobra. Y de esta manera, con todo.

Debes apretar y aprovechar tu tiempo libre para crear este margen de maniobra en las distintas áreas de tu vida.

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.

Y tú, ¿cómo es tu sistema de organización?

Hasta aquí el artículo sobre cómo crear tu propio sistema de organización. Ahora te recomiendo que simplemente implementes ya tu propio sistema y me dejes en los comentarios cómo va a ser este sistema y qué cambio o mejoras le harías. Así, todos podremos aprender y tener ideas para mejorar nuestro propio sistema.